Regulamin serwisu Medova

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Medova, dostępnego pod adresem medova.health, oraz z powiązanego oprogramowania udostępnianego placówkom medycznym.

Usługodawcą jest EPKO sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Podleśnej 2, 05-270 Marki, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000908693, NIP 1251720637, REGON 389307530 (dalej: Usługodawca lub Medova).

Regulamin jest nieodpłatnie udostępniany przed zawarciem umowy i w każdej chwili dostępny pod stałym adresem, w formie umożliwiającej pobranie i zapisanie.

Regulamin składa się z części wspólnej, części dotyczącej Pacjentów (rozdział 5) oraz części dotyczącej Placówek korzystających z abonamentu (rozdziały 6-11). Jeżeli jesteś Pacjentem, rozdziały 6-11 Cię nie dotyczą.

Medova nie jest podmiotem leczniczym. Nie świadczymy usług medycznych, nie stawiamy diagnoz, nie udzielamy porad medycznych i nie zatrudniamy personelu medycznego w celu udzielania świadczeń użytkownikom Serwisu.

• Serwis - strony internetowe w domenie medova.health wraz z panelem użytkownika.
• Użytkownik - każda osoba korzystająca z Serwisu.
• Pacjent - Użytkownik szukający informacji lub rezerwujący wizytę we własnym imieniu albo w imieniu osoby, którą się opiekuje.
• Placówka - podmiot wykonujący działalność leczniczą lub inną działalność w obszarze zdrowia, który prowadzi profil w Serwisie lub korzysta z Oprogramowania.
• Oprogramowanie - udostępniane Placówce w modelu abonamentowym narzędzia do obsługi kalendarza, rejestracji, komunikacji z pacjentem i raportowania.
• Konto - zbiór zasobów i uprawnień przypisanych Użytkownikowi po rejestracji.
• Abonament - odpłatny plan korzystania z Oprogramowania, rozliczany okresowo.
• Treści - teksty, zdjęcia, opinie, oceny i inne materiały zamieszczane w Serwisie przez Użytkowników lub Placówki.
• Konsument - osoba fizyczna dokonująca czynności niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową, a także przedsiębiorca na prawach konsumenta w rozumieniu przepisów o prawach konsumenta.

Część funkcji wymaga założenia Konta. Rejestracja jest dobrowolna i nieodpłatna. Podając dane, zobowiązujesz się, że są prawdziwe i aktualne, oraz chronisz dane logowania przed dostępem osób trzecich.

Umowa o prowadzenie Konta zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia rejestracji i jest zawarta na czas nieokreślony. Możesz ją wypowiedzieć w każdej chwili, usuwając Konto.

Rezerwacja w Serwisie jest zaproszeniem do zawarcia umowy z Placówką, a nie zawarciem umowy z Medova. Umowa o świadczenie zdrowotne powstaje między Tobą a Placówką na zasadach, które ona określa.

• Potwierdzenie: po wysłaniu zgłoszenia otrzymujesz potwierdzenie jego przyjęcia. Wiążące potwierdzenie terminu pochodzi od Placówki.
• Cena i zakres świadczenia ustala Placówka. Ceny widoczne w Serwisie pochodzą od niej i mają charakter informacyjny, chyba że przy usłudze wyraźnie wskazano inaczej.
• Odwołanie i zmiana terminu: możesz odwołać wizytę linkiem z wiadomości potwierdzającej albo z poziomu Konta. Zasady odwołania z krótkim wyprzedzeniem, w tym ewentualne opłaty i zadatki, ustala Placówka i informuje o nich przed rezerwacją.
• Przypomnienia wysyłamy SMS-em lub e-mailem w imieniu Placówki. Treść przypomnienia nie zawiera informacji o powodzie wizyty ani o specjalizacji.
• Reklamacje dotyczące świadczenia medycznego kierujesz do Placówki. Medova odpowiada wyłącznie za działanie narzędzia rezerwacji.

Umowa o korzystanie z Oprogramowania zostaje zawarta z chwilą założenia konta Placówki i akceptacji Regulaminu przez osobę uprawnioną do jej reprezentacji, a w przypadku planu odpłatnego z chwilą potwierdzenia zamówienia Abonamentu.

• Weryfikacja: zastrzegamy sobie prawo sprawdzenia danych rejestrowych Placówki (NIP, REGON, wpis do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą) oraz umocowania osoby zakładającej konto. Do czasu weryfikacji część funkcji może być niedostępna.
• Konta personelu: Placówka zakłada i odbiera dostępy swojemu personelowi oraz odpowiada za ich działania w Oprogramowaniu jak za własne. Zobowiązuje się odebrać dostęp osobie, która przestała u niej pracować, bez zbędnej zwłoki.
• Oświadczenie Placówki: Placówka oświadcza, że prowadzi działalność zgodnie z prawem, posiada wymagane wpisy i uprawnienia oraz że treści, które publikuje, w tym informacje o usługach i cenach, są zgodne z prawem, w szczególności z przepisami o reklamie usług medycznych i produktów leczniczych.
• Umowa powierzenia: warunkiem korzystania z Oprogramowania jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, akceptowanej w panelu przy zakładaniu konta. Bez niej nie udostępniamy funkcji przetwarzających dane pacjentów.

• Plany: Oprogramowanie jest dostępne w planie bezpłatnym oraz w planach odpłatnych. Zakres każdego planu, cena i okres rozliczeniowy są prezentowane w Serwisie i w panelu przed złożeniem zamówienia. Wiążący jest cennik obowiązujący w chwili zamówienia.
• Ceny podajemy w kwotach netto, o ile wyraźnie nie wskazano inaczej. Do ceny doliczamy podatek od towarów i usług według obowiązującej stawki. Przy sprzedaży do podatnika z innego państwa Unii Europejskiej, który poda ważny numer VAT UE, rozliczenie następuje w trybie odwrotnego obciążenia.
• Płatność następuje z góry za okres rozliczeniowy, za pośrednictwem operatora płatności. Danych karty nie otrzymujemy ani nie przechowujemy.
• Faktury wystawiamy w postaci elektronicznej i udostępniamy w panelu; Placówka wyraża zgodę na tę formę.
• Opóźnienie w płatności: po bezskutecznym wezwaniu i upływie dodatkowego terminu nie krótszego niż 7 dni możemy zawiesić dostęp do funkcji odpłatnych. Zawieszenie nie pozbawia Placówki dostępu do eksportu jej danych.
• Zmiana cen nie dotyczy okresu już opłaconego. O zmianie informujemy co najmniej 30 dni przed początkiem kolejnego okresu rozliczeniowego; brak akceptacji oznacza prawo wypowiedzenia ze skutkiem na koniec bieżącego okresu.
• Zmiana planu na wyższy działa od razu, z proporcjonalnym rozliczeniem; zmiana na niższy działa od początku kolejnego okresu rozliczeniowego.

• Odnowienie: Abonament odnawia się automatycznie na kolejny taki sam okres, chyba że zostanie wypowiedziany przed jego końcem. O zbliżającym się odnowieniu abonamentu rocznego przypominamy e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej.
• Wypowiedzenie przez Placówkę: w każdej chwili, jednym działaniem w panelu, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu. Nie pobieramy opłaty za rezygnację i nie wymagamy podania przyczyny.
• Wypowiedzenie przez Medova: z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Z ważnych przyczyn, w szczególności rażącego naruszenia Regulaminu, działania bezprawnego lub zagrożenia bezpieczeństwa danych, możemy wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym, wskazując przyczynę.
• Skutki zakończenia: po zakończeniu umowy Placówka zachowuje przez 30 dni możliwość pobrania swoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Po tym okresie usuwamy dane zgodnie z umową powierzenia, z zastrzeżeniem okresów wynikających z przepisów.
• Zwrot: w razie wypowiedzenia przez Medova bez winy Placówki zwracamy opłatę za niewykorzystaną część opłaconego okresu, proporcjonalnie.

Korzystając z Oprogramowania, Placówka zobowiązuje się, że nie będzie:

• wysyłać przez Oprogramowanie informacji handlowej osobom, które nie wyraziły na to zgody, ani wykorzystywać kanału przypomnień o wizycie do celów marketingowych;
• wprowadzać do systemu danych osób, które nie są jej pacjentami ani osobami, wobec których ma podstawę prawną do kontaktu;
• umieszczać w polach opisowych, nazwach usług ani w treści wiadomości danych o stanie zdrowia w sposób widoczny dla osób nieuprawnionych;
• udostępniać dostępu do konta osobom spoza swojej organizacji, odsprzedawać dostępu ani udostępniać Oprogramowania podmiotom trzecim;
• podejmować prób odtworzenia kodu źródłowego, obchodzenia limitów technicznych ani obciążania infrastruktury w sposób nieproporcjonalny do normalnego korzystania;
• wykorzystywać Oprogramowania do celów niezgodnych z prawem, w tym do reklamy sprzecznej z przepisami o działalności leczniczej.

Naruszenie tych zasad uprawnia nas do zawieszenia dostępu; przed zawieszeniem wzywamy do zaprzestania naruszenia i wyznaczamy termin, chyba że zwłoka groziłaby bezpieczeństwu danych lub naruszenie jest rażące.

• Dokładamy starań, by Oprogramowanie było dostępne w sposób ciągły. Nie gwarantujemy dostępności nieprzerwanej, chyba że odrębna umowa określa poziom usług.
• Przerwy planowane zapowiadamy z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin i staramy się przeprowadzać je poza godzinami pracy placówek.
• Przerwy nieplanowane usuwamy niezwłocznie, a o awarii istotnie utrudniającej korzystanie informujemy w panelu lub e-mailem.
• Wsparcie świadczymy drogą elektroniczną pod adresem support@medova.health w dni robocze. Zgłoszenia blokujące pracę placówki traktujemy priorytetowo.
• Rozwój i zmiany: rozwijamy Oprogramowanie i możemy zmieniać sposób działania funkcji. Funkcję istotną dla codziennej pracy wycofujemy z zapowiedzią co najmniej 60 dni i wskazujemy rozwiązanie zastępcze, jeżeli istnieje.

W odniesieniu do danych pacjentów wprowadzanych do Oprogramowania administratorem jest Placówka, a Medova jest podmiotem przetwarzającym i działa wyłącznie na jej udokumentowane polecenie, w granicach umowy powierzenia.

• Umowa powierzenia określa przedmiot i czas przetwarzania, kategorie danych, obowiązki stron, wykaz podwykonawców oraz zasady zgłaszania naruszeń, a także tryb zgłaszania sprzeciwu wobec nowego podwykonawcy.
• O zamiarze dodania nowego podwykonawcy informujemy z wyprzedzeniem wskazanym w umowie powierzenia.
• Placówka odpowiada za podstawę prawną przetwarzania danych swoich pacjentów, za treść informacji przekazywanej pacjentowi oraz za zgodność wprowadzanych danych z prawem.
• Medova odpowiada za bezpieczeństwo powierzonych danych, rozdzielenie danych między placówkami i za realizację poleceń administratora w zakresie objętym umową powierzenia.
• Żądania pacjentów dotyczące danych przetwarzanych w imieniu Placówki przekazujemy tej Placówce i wspieramy ją w ich obsłudze.

Publikując Treści, odpowiadasz za nie i oświadczasz, że masz do tego prawo. Dążymy do ograniczania dezinformacji i nadużyć, ale nie możemy zagwarantować autentyczności każdej opinii.

• Konsument, który zawarł na odległość umowę o usługę odpłatną, może od niej odstąpić w terminie 14 dni od zawarcia umowy, bez podawania przyczyny (ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, art. 27).
• Aby odstąpić, wyślij jednoznaczne oświadczenie na office@medova.health. Możesz skorzystać ze wzoru formularza stanowiącego załącznik nr 2 do tej ustawy.
• Jeżeli na Twoje wyraźne żądanie rozpoczniemy świadczenie przed upływem terminu, poprosimy o potwierdzenie, że przyjmujesz do wiadomości utratę prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi (art. 38 pkt 13 ustawy).
• Zwrot płatności następuje w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tą samą metodą płatności, bez dodatkowych opłat.
• Umowa o prowadzenie bezpłatnego Konta nie wiąże się z płatnością; rozwiązujesz ją, usuwając Konto w dowolnym momencie.

Oprogramowanie, projekt graficzny, znaki towarowe, bazy danych i treści redakcyjne Serwisu są chronione prawem i przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.

• Placówka otrzymuje niewyłączne, niezbywalne prawo korzystania z Oprogramowania na czas trwania umowy, wyłącznie na własne potrzeby.
• Dane wprowadzone przez Placówkę i jej pacjentów pozostają jej danymi; nie nabywamy do nich praw poza zakresem niezbędnym do świadczenia usługi i nie wykorzystujemy ich do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
• Do celów statystycznych i rozwoju produktu możemy wykorzystywać wyłącznie dane zagregowane i pozbawione możliwości identyfikacji osoby i placówki.
• Zakazane jest kopiowanie i wykorzystywanie chronionych materiałów poza zakresem dozwolonym przez bezwzględnie obowiązujące przepisy.

• Funkcje oparte na modelach językowych oznaczamy tam, gdzie ich wynik widzi użytkownik, a rozmowa z asystentem głosowym jest poprzedzona informacją, że rozmawiasz z maszyną.
• Wyniki generowane przez model mogą być nieprecyzyjne. Nie wolno na nich opierać decyzji klinicznych. Przed użyciem treści wygenerowanej w kontakcie z pacjentem Placówka weryfikuje ją przez człowieka.
• Nie wykorzystujemy danych pacjentów ani treści Placówek do trenowania modeli, a dostawcy modeli działają w trybie bez zatrzymywania danych.
• Medova nie prowadzi triażu objawów, nie wyznacza indywidualnych odstępów między szczepieniami na podstawie parametrów pacjenta ani nie sporządza automatycznie dokumentacji medycznej. Są to funkcje wymagające certyfikacji jako wyrób medyczny i nie wchodzą w zakres tej usługi.
• Szczegóły, w tym wykaz systemów i nadzór człowieka, opisuje dokument Przejrzystość AI.

Odpowiadamy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem poniższych zastrzeżeń.

• Nie odpowiadamy za usługi medyczne świadczone przez Placówki ani za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie informacji z Serwisu.
• Wobec Placówek (podmiotów niebędących konsumentami) odpowiedzialność za szkodę ograniczamy do wysokości opłat zapłaconych w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z wyłączeniem utraconych korzyści.
• Ograniczenia nie obowiązują w przypadku winy umyślnej, rażącego niedbalstwa, szkody na osobie ani w zakresie, w jakim wyłączenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne wobec konsumenta.
• Siła wyższa: nie odpowiadamy za niewykonanie zobowiązań spowodowane zdarzeniami pozostającymi poza rozsądną kontrolą stron.

Reklamacje dotyczące działania Serwisu składasz e-mailem na office@medova.health. Podaj opis problemu, datę wystąpienia i dane kontaktowe. Odpowiadamy w terminie 14 dni.

• Regulamin możemy zmienić z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, orzecznictwa lub decyzji organów, zmiany zakresu albo sposobu świadczenia usług, względów bezpieczeństwa, zmiany cennika lub dostawców.
• O zmianie informujemy zarejestrowanych Użytkowników e-mailem lub komunikatem w panelu co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, a Placówki korzystające z Abonamentu co najmniej 30 dni wcześniej.
• Brak zgody na zmianę oznacza prawo wypowiedzenia umowy przed jej wejściem w życie, ze skutkiem na dzień poprzedzający; dla Abonamentu ze skutkiem na koniec opłaconego okresu.
• Do umów zawartych przed zmianą stosujemy dotychczasowe brzmienie do końca okresu wypowiedzenia.

• Prawo właściwe: prawo polskie. Wybór ten nie pozbawia Konsumenta ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów państwa jego zwykłego pobytu.
• Sąd właściwy: dla sporów z Placówkami sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Spory z Konsumentami rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.
• Wersje językowe: Regulamin jest dostępny w językach, w których prowadzony jest Serwis. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.
• Nieważność postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych; w jego miejsce stosuje się przepis najbliższy celowi gospodarczemu Regulaminu.
• Przeniesienie praw: Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki z umowy na inny podmiot w razie przekształcenia, połączenia lub zbycia przedsiębiorstwa, informując o tym z wyprzedzeniem. Konsument i Placówka mogą wtedy wypowiedzieć umowę.
• Dane osobowe i cookies opisują Polityka Prywatności oraz Polityka Cookies.

Co zmieniła wersja z 16 września 2026 roku: dodano rozdziały 6-11 opisujące korzystanie z oprogramowania przez placówki medyczne (zawarcie umowy, abonament i rozliczenia, wypowiedzenie i odnowienie, zasady dopuszczalnego korzystania, dostępność i wsparcie, podział ról przy danych pacjentów), rozdział 5 o rezerwacji wizyty, rozdział 15 o sztucznej inteligencji oraz zasady kolejności wyników wyszukiwania; usunięto odesłanie do platformy ODR, która została wyłączona w lipcu 2025 roku.

EPKO sp. z o.o.
ul. Podleśna 2
05-270 Marki, Polska
KRS: 0000908693 · NIP: 1251720637 · REGON: 389307530

Sprawy ogólne i reklamacje: office@medova.health
Wsparcie dla placówek: support@medova.health
Ochrona danych: dpo@medova.health
Zgłoszenia bezpieczeństwa: security@medova.health